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Documentation CRM & ERP – Intranet

1. Introduction

Ce document présente une vue fonctionnelle et technique complète des modules CRM et ERP. Il couvre l’architecture, la configuration, les principaux écrans, les API disponibles, la structure de données et les intégrations pour faciliter l’installation, l’exploitation et l’évolution de la plateforme.

2. Architecture générale

  • Pile technologique : PHP 8+, MySQL/MariaDB, Bootstrap 5, Chart.js, Power BI Embedded, JavaScript vanilla.
  • Organisation : deux sous-applications principales crm/ et erp/ partagent la même configuration PDO (crm/config/database.php) et une base de données unique.
  • Ressources partagées : authentification utilisateur, tables communes (users, companies) et uploads produits (assets/uploads/products/).
  • Séparation fonctionnelle : le CRM couvre la relation client (pipeline commercial & marketing) tandis que l’ERP gère l’opérationnel (RH, paie, stock, ventes, locations).

2.1 Structure des répertoires

  • crm/ : dashboards, gestion contacts, campagnes, analytics, API REST et scripts d’installation.
  • crm/assets/ : styles et scripts (Chart.js, Power BI, analytics, campagnes).
  • crm/api/ : endpoints KPI, rapports, installateur, diagnostics, IA.
  • crm/includes/ : logique serveur (authentification, KPI, formulaires, envoi campagnes).
  • erp/ : dashboards RH/finance, gestion stock, ventes, locations, rapports.
  • erp/api/ : endpoints inventaire, ventes, stock, employés.
  • erp/migrations/ : scripts SQL d’initialisation et d’évolution.

3. Installation & configuration

3.1 Pré-requis

  • PHP 8.1+ avec extensions PDO/MySQL, cURL, JSON.
  • MySQL 5.7+ ou MariaDB 10+.
  • Serveur HTTP configuré pour servir /workspace.
  • Accès CLI pour exécuter les scripts PHP.

3.2 Paramétrage base de données

  1. Adapter les identifiants dans crm/config/database.php (utilisés par CRM et ERP).
  2. Attention : l’installateur CRM (crm/api/install-db.php) cible par défaut la base webitech. Harmoniser le nom (DB_NAME) avant exécution ou ajuster le script.
  3. Créer la base au besoin : CREATE DATABASE test CHARACTER SET utf8mb4 COLLATE utf8mb4_unicode_ci;

3.3 Initialisation CRM

  1. Charger le schéma via l’API ou directement avec crm/database/crm_schema.sql.
  2. Utiliser la section « Diagnostic » du dashboard (crm/index.php) pour vérifier la connectivité.
  3. Tester l’API : crm/api/test.php doit renvoyer {"status":"ok"}.

3.4 Initialisation ERP

  1. L’ERP utilise le même fichier PDO.
  2. Exécuter les migrations : cd erp && php run_migrations.php.
  3. Scripts 001_create_erp_tables.sql à 003_remove_customer_id.sql pour créer/mettre à jour les tables.

3.5 Comptes & authentification

  • Un compte admin par défaut (admin@webitech.com) est créé par le schéma CRM.
  • Gestion de l’authentification dans crm/includes/auth.php : vérification, login, permissions, journalisation.

4. Module CRM

4.1 Tableau de bord intelligent

  • KPIs : revenus, clients actifs, taux de conversion, opportunités (calculés server-side).
  • Section « Diagnostic » : configuration rapide, vérification BD, installation.
  • Listes dynamiques : factures & missions (polling 30 s) via api/invoices-list.php et api/missions-list.php.
  • Intégration Power BI (mode démo + plein écran).

4.2 Gestion relation client

  • Contacts : création, import, suivi (contacts.php, contacts-add.php, contacts-import.php).
  • Clients : base entreprises/personnes (customers.php, customers-add.php, customers-import.php).
  • Leads : gestion prospects, scoring, conversion (leads.php, leads-scoring.php).

4.3 Pipeline de vente & opportunités

  • opportunities.php : vue pipeline/kanban.
  • Prévisions et analytics (opportunities-forecast.php, opportunities-analytics.php).
  • Factures via generate_invoice.php et suivi invoices-list.php.
  • Mise à jour d’étape : POST api/opportunity-update-stage.php.

4.4 Campagnes & automatisation

  • campaigns.php, campaigns-email.php : campagnes email (création, planification).
  • Automatisations : campaigns-automation.php, automations-*.php, create_automation.php.
  • Cron marketing : crm/cron/send-scheduled-campaigns.php.

4.5 Analytics, IA & Power BI

  • Pages analytics (ventes, clients, entonnoir) alimentées par api/sales-data.php, api/customer-analytics.php, api/funnel-analytics.php.
  • IA Insights : ai-insights.php, api/ai/*.php.
  • Power BI : paramètres dans config/database.php, endpoints api/powerbi-credentials.php et api/powerbi-token.php.

4.6 API CRM principales

EndpointMéthodeDescription
api/test.phpGETVérification de santé API.
api/diagnostic.phpGETDiagnostic complet.
api/install-db.phpPOSTInstallation du schéma CRM.
api/kpis.phpGETKPIs temps réel du dashboard.
api/recent-activities.phpGETActivités récentes.
api/sales-data.php, api/source-data.phpGETDonnées pour graphiques.
api/invoices-list.php, api/missions-list.phpGETListe des factures et missions.
api/leads-scoring.phpPOSTCalcul du score lead.
api/opportunity-update-stage.phpPOSTChangement d’étape pipeline.
api/ai/insights.phpPOSTGeneration d’insights IA.

4.7 Interface & assets

  • Styles : crm/assets/css/style.css.
  • Scripts : crm/assets/js/dashboard.js, powerbi-integration.js, analytics-*.js.
  • Uploads partagés : assets/uploads/products/.

5. Module ERP

5.1 Tableau de bord

  • Vue synthétique : total employés, salaire moyen, fiches de paie, coût mensuel.
  • Dernières embauches & fiches de paie.
  • Actions rapides (génération automatique de paies).

5.2 Ressources humaines

  • employees.php : gestion, filtrage, export CSV, statuts.
  • payroll.php : génération de fiches, calcul contributions.
  • shifts.php : planification.

5.3 Produits, ventes & stock

  • products.php : catalogue, images, filtres, tri.
  • sales.php : suivi ventes, création AJAX.
  • Stock : suivi via API & templates (templates/inventory_row.php... ).

5.4 Locations & équipements

  • rentals.php : contrats de location, statuts.
  • templates/rental_row.php : rendu des lignes.

5.5 Reporting & finances

  • reports.php : exports financiers.
  • account.php, payments.php : suivi des règlements.
  • chat.php : canal interne.

5.6 API ERP principales

EndpointMéthodeDescription
api/employees.json.phpGETDonnées employés.
api/inventory.phpGET/POSTCRUD inventaire.
api/stock.phpGET/POSTGestion stock produits.
api/sales.phpGET/POSTVentes consolidées.

5.7 Scripts & assets ERP

  • Style : erp/assets/css/style.css.
  • Scripts front : erp/assets/js/products.js, sales.js, rentals.js, shifts.js, account.js.
  • Migrations : erp/migrations/*.sql.

6. Base de données

6.1 Schéma CRM

crm/database/crm_schema.sql crée tables users, companies, contacts, opportunities, quotes, activities, emails, attachments, pipeline_stages, targets, powerbi_reports, analytics_metrics, activity_logs, system_settings, notifications. Inclut données par défaut (stades pipeline, paramètres, compte admin, rapports).

6.2 Schéma ERP

001_create_erp_tables.sql crée tables erp_companies, erp_employees, erp_payrolls, erp_shifts, erp_products, erp_rentals, erp_rental_items, erp_sales, erp_inventory, erp_stock. 002_seed_erp_data.sql ajoute des données démo, 003_remove_customer_id.sql nettoie les colonnes héritées.

6.3 Convergence CRM/ERP

  • Tables CRM (companies, products) peuvent servir de référentiel mais l’ERP dispose de tables préfixées erp_.
  • Vérifier la cohérence des clés étrangères en cas de synchronisation inter-modules.

7. Automatismes & intégrations

  • Cron marketing : exécuter php crm/cron/send-scheduled-campaigns.php.
  • Power BI : config Azure AD dans config/database.php, chargement via loadPowerBIReport().
  • Notifications & logs : fonction logActivity().
  • IA : endpoints api/ai/ intégrables avec un LLM externe.

8. Sécurité & bonnes pratiques

  • Activer les vérifications d’authentification et restreindre l’accès aux pages sensibles.
  • Configurer HTTPS et les en-têtes CORS.
  • Désactiver l’affichage des erreurs en production.
  • Éviter la création involontaire de bases (adapter install-db.php).
  • Limiter les permissions sur assets/uploads/ et les fichiers de logs.

9. Tests & validation

  • Smoke tests : connexion admin, dashboard CRM, Power BI.
  • Fonctionnels : flux contact → opportunité → facture → campagne.
  • ERP : ajout employé, paie, produit, vente, contrôle stock.
  • API : tester crm/api/diagnostic.php, crm/api/kpis.php, erp/api/inventory.php?action=fetch.

10. Pistes d’amélioration

  • Mutualiser le schéma produit CRM/ERP, synchroniser le catalogue.
  • Introduire un fichier .env pour centraliser la configuration.
  • Ajouter des tests automatisés (PHPUnit, Cypress).
  • Sécuriser les endpoints par jeton/API key et renforcer l’audit.
  • Industrialiser le déploiement (Docker, CI/CD) et gérer les migrations avec un outil dédié.

Guide d’utilisation client – CRM & ERP Intranet

1. Bien démarrer

1.1 Accéder à la plateforme

  • Navigateur recommandé : Chrome, Edge ou Firefox récents.
  • URL fournie par votre administrateur (ex. https://intranet.votre-entreprise.com).
  • Identifiants remis lors de l’onboarding (email + mot de passe temporaire).
  • Mot de passe oublié ? utiliser le lien prévu ou contacter le support.

1.2 Première connexion

  1. Connectez-vous avec vos identifiants.
  2. Changez votre mot de passe et complétez votre profil.
  3. Vérifiez l’accès aux modules CRM et ERP via le menu.

1.3 Interface générale

  • Barre supérieure : notifications, recherche, profil.
  • Barre latérale : navigation (contacts, opportunités, campagnes, employés, produits…).
  • Zone centrale : contenu principal.
  • Actions rapides : boutons « Ajouter », « Importer », « Exporter ».

2. Vue d’ensemble des modules

ModuleObjectif principalUtilisateur cible
CRMRelation client : contacts, prospects, opportunités, campagnes, analytics.Commerce, marketing, direction.
ERPOpérationnel : employés, paie, ventes, stock, locations, rapports.RH, finance, logistique, direction.

Astuce : le passage CRM ↔ ERP se fait sans reconnexion.

3. Utilisation du CRM

3.1 Tableau de bord

  • KPIs : revenus, clients actifs, taux de conversion, opportunités.
  • Section « Diagnostic » : vérifier la configuration.
  • Listes dynamiques : factures, missions, activités récentes.
  • Rapports Power BI : ventes, clients, performance.

3.2 Contacts & entreprises

  1. Consulter : Contacts > Tous les contacts.
  2. Ajouter un contact : bouton « Ajouter un contact ».
  3. Importer en masse via le modèle CSV.
  4. Gérer les entreprises : Clients > Entreprises.

3.3 Prospects & opportunités

  • Leads : qualification, scoring, conversion.
  • Opportunités : création, déplacement dans le pipeline, clôture gagnée/perdue.

3.4 Campagnes marketing

  • Créer des campagnes email (modèles, liste de diffusion, planification).
  • Automatiser les scénarios (activation, pause, duplication).
  • Analyser les performances (taux d’ouverture, clics, désabonnements).

3.5 Factures, missions & documentation

  • Suivre les factures récentes et créer de nouvelles factures.
  • Consulter les missions assignées, actualiser en temps réel.
  • Joindre des documents aux fiches clients/opportunités.

3.6 Analytics & Power BI

  • Visualiser les dashboards Ventes, Clients, Tunnel.
  • Charger un rapport Power BI, passer en plein écran.
  • Exporter les graphiques (image/PDF selon options).

3.7 Bonnes pratiques CRM

  • Mettre à jour les fiches après chaque interaction.
  • Utiliser le scoring pour prioriser les relances.
  • Suivre les objectifs commerciaux.
  • Planifier les campagnes pour assurer les envois programmés.

4. Utilisation de l’ERP

4.1 Tableau de bord

  • Vue synthétique : effectifs, salaire moyen, paies.
  • Liste des embauches récentes et dernières fiches de paie.
  • Génération automatique des paies (bouton dédié).

4.2 Gestion des employés

  1. Accéder à ERP > Employés.
  2. Filtrer par nom/département.
  3. Ajouter ou modifier un salarié (infos, contrat, salaire).
  4. Exporter la liste en CSV.
  5. Supprimer un profil en cas de départ.

4.3 Paie

  • Générer une fiche (période, primes, heures sup, retenues).
  • Bénéficier des calculs automatiques contributions salarié/employeur.
  • Consulter l’historique par employé.

4.4 Produits, stock & ventes

  • Gérer le catalogue produits (vente/location, images, filtres).
  • Créer une vente (produit, vendeur, quantité, prix).
  • Suivre le stock en temps réel.

4.5 Locations & équipements

  • Créer un contrat de location (dates, dépôt, statut).
  • Associer les équipements loués.
  • Gérer les statuts (draft, active, completed, cancelled).

4.6 Rapports & finances

  • Exporter des rapports financiers (CSV/PDF).
  • Suivre les comptes et paiements.
  • Utiliser le chat interne pour coordonner l’équipe.

4.7 Bonnes pratiques ERP

  • Mise à jour des fiches employés avant la paie.
  • Enregistrement immédiat des ventes pour un stock fiable.
  • Utilisation des exports CSV comme pièces justificatives.
  • Planification des relances location.

5. Intégrations & automatisations

5.1 Power BI

  • Fournir les identifiants Azure AD à l’administrateur.
  • Charger le rapport depuis le dashboard CRM, utiliser le mode plein écran.

5.2 IA Insights

  • Accéder à CRM > IA Insights.
  • Saisir le contexte (client, opportunité, objectif) et générer.
  • Exploiter les recommandations proposées.

5.3 Automatisation marketing

  • Lancer le cron send-scheduled-campaigns.php pour les envois programmés.
  • Vérifier auprès de l’administrateur la planification de la tâche.
  • Déclencher un envoi manuel si besoin exceptionnel.

6. Sécurité & conformité

  • Ne pas partager ses identifiants.
  • Se déconnecter sur poste partagé.
  • Respecter le RGPD (consentements, droit à l’oubli).
  • Contrôler les droits avant d’exporter des données sensibles.

7. FAQ

  • Module ERP invisible : vérifier les droits auprès de l’administrateur.
  • Rapport Power BI indisponible : vérifier l’accès Microsoft ou utiliser le mode démo.
  • Campagne non envoyée : vérifier la liste de contacts et le statut (active/programmée/pause).
  • Stock insuffisant : ajuster la quantité produit avant la vente.
  • Mot de passe oublié : utiliser la fonction dédiée ou contacter le support.

8. Assistance

  • Support interne : coordonnées fournies par votre organisation.
  • Références techniques : voir INSTRANET-DOCUMENTATION.md.
  • Formation : prévoir une session d’une heure pour les nouveaux utilisateurs.
  • Mises à jour : consulter les notes de version transmises par l’administrateur.

Ce guide est destiné aux utilisateurs finaux. Pour toute adaptation spécifique, contactez votre responsable projet ou l’équipe support Intranet.

Guide interface utilisateur – CRM & ERP

1. Aperçu général

Cette section présente la structure complète de l’interface Intranet. Elle aide les utilisateurs à comprendre l’organisation des écrans, les conventions visuelles et les interactions principales pour naviguer efficacement dans les modules CRM et ERP.

  • Design system basé sur Inter, palettes bleu nuit et accents bleus.
  • Responsive : mise en page adaptive pour ordinateurs, tablettes et mobiles.
  • Interactions cohérentes : même logique de formulaires, filtres et tableaux.

2. Navigation & composants communs

2.1 Barre supérieure

  • Logo / nom d’espace en haut à gauche.
  • Zone de recherche globale (clients, opportunités, employés).
  • Notifications, centre d’alertes et menu profil (langue, mot de passe, déconnexion).

2.2 Menu latéral

  • Accès rapide aux modules CRM (Contacts, Leads, Opportunités, Campagnes…).
  • Section ERP (Employés, Paie, Produits, Ventes, Locations, Rapports).
  • Indicateur d’état (icône / badge) pour pages nécessitant attention.

2.3 Composants transverses

  • Tableaux triables et filtrables (icône flèche, champs de recherche instantanée).
  • Modales centrées pour les actions « Ajouter » / « Éditer ».
  • Badges d’état codés couleur (Succès, Avertissement, Erreur, Info).

2.4 Navigation mobile

  • Menu hamburger ouvrant une barre latérale pleine largeur.
  • Totaux KPI visibles en premier avec boutons d’action rapide.
  • Tableaux convertis en cartes empilées pour la lecture.

3. Dashboard CRM

  • KPI cards : Revenus, Clients actifs, Taux de conversion, Opportunités (avec icônes Font Awesome).
  • Bloc Diagnostic : boutons « Configuration rapide », « Vérifier BD », « Installer CRM », « Diagnostic ».
  • Listes dynamiques : Factures et Missions, actualisation manuelle ou automatique (polling 30s).
  • Rapports Power BI embarqués, bouton « Charger le rapport » et mode plein écran.
  • Graphiques Chart.js : Évolution des ventes (linéaire) et Répartition par source (camembert).

Astuce : survolez un KPI pour afficher un tooltip avec la date de dernière mise à jour.

4. Pages clés CRM

4.1 Contacts & Clients

  • Listing avec filtre rapide, colonnes personnalisables, statut visuel.
  • Formulaire latéral (drawer) pour ajouter un contact sans quitter la page.
  • Import CSV guidé : téléchargement modèle, chargement, résumé des erreurs.

4.2 Leads & opportunités

  • Pipeline en colonnes glissables (Drag & Drop) pour changer d’étape.
  • Score visuel (badge de couleur) et probabilité en pourcentage.
  • Timeline événementielle dans la fiche opportunité.

4.3 Campagnes

  • Éditeur Rich Text avec prévisualisation carte email.
  • Calendrier des envois programmés et indicateurs de délivrabilité.
  • Tableau de performances (ouvertures, clics, conversions) avec filtres par période.

4.4 Analytics & rapports

  • Cartes paramétrables (objectifs mensuels, comparaisons année n-1).
  • Segments interactifs (cliquer sur une légende pour masquer une série de données).
  • Boutons export (CSV/PDF) en haut à droite des graphiques.

5. Dashboard ERP

  • Carte « Actions rapides » avec liens vers Employés, Paie, Rapports.
  • Tables compactes : Nouvelles embauches (nom, poste, date) et Dernières fiches de paie (montant net).
  • Formulaire intégré pour générer automatiquement les paies.
  • Footer d’aide rappelant les fonctionnalités supplémentaires.

6. Pages clés ERP

6.1 Employés

  • Formulaire en grille : informations personnelles, contrat, salaire.
  • Actions en ligne (Modifier / Supprimer) avec confirmation.
  • Pagination par boutons de style pill (10/25/50 éléments).

6.2 Paie

  • Formulaire dynamique calculant contributions automatiquement.
  • Badge de statut (Généré, Brouillon, Annulé) dans la liste des fiches.
  • Export PDF/CSV accessible depuis le header de section.

6.3 Produits & stock

  • Tableau visuel avec miniatures produits (.thumb), badges location/vente.
  • Toolbar avec recherche, filtre type, choix de pagination.
  • Modale de gestion (image upload, prix, quantité) avec aperçu instantané.

6.4 Ventes & locations

  • Enregistrement des ventes via modale (sélecteur produits/employés, quantité, prix).
  • Liste des ventes : colonnes ID, produit, employé, quantité, total, date, actions.
  • Interface de location : dates de début/fin, dépôts, statut (4 couleurs).

7. Fonctions transverses

  • Recherche globale : accessible via raccourci (CTRL/CMD + K) si activé.
  • Notifications : filtrées par importance, accès direct vers l’élément concerné.
  • Commentaires/notes : icône bulle depuis certaines fiches (missions, opportunités).
  • Uploads : drag & drop de fichiers, progression en temps réel.

8. Personnalisation & thèmes

  • Préférences utilisateur : densité des tableaux (compact / standard), taille police.
  • Thème clair/sombre (optionnel) : bascule rapide via le menu profil.
  • Widgets dashboard : réorganisation par glisser-déposer, sauvegarde par utilisateur.
  • Filtres sauvegardés : mémorisation des critères de recherche récurrents.

9. Bonnes pratiques UI

  • Utiliser les filtres avant d’exporter pour limiter le volume de données.
  • Favoriser l’édition en modale pour conserver le contexte utilisateur.
  • Vérifier les notifications suite à une action critique (envoi campagne, génération paie).
  • Sur mobile, privilégier la vue carte et les actions rapides dans le pied de page.
  • Former les équipes à l’usage des raccourcis clavier disponibles.

Pour des captures d’écran ou maquettes haute fidélité, sollicitez l’équipe design Intranet.